Trong lĩnh vực Logistics, Chuỗi Cung Ứng và Mua Hàng, việc sử dụng đúng loại tài liệu yêu cầu (request) như RFI, RFQ hay RFP là cực kỳ quan trọng để tối ưu quá trình tìm nguồn cung ứng. Mỗi loại tài liệu phục vụ một mục đích khác nhau trong các giai đoạn từ khảo sát thị trường đến ra quyết định chọn nhà cung cấp và ký hợp đồng.
📌 1. RFI – Request for Information (Yêu cầu cung cấp thông tin)
- Khi nào sử dụng?
Khi bạn chưa rõ mình cần gì cụ thể hoặc muốn tìm hiểu thị trường, khám phá khả năng cung ứng của các nhà cung cấp tiềm năng. - Mục đích chính: Thu thập thông tin, đánh giá tổng quan về thị trường và nhà cung cấp.
- Ví dụ:
Một công ty logistics muốn mở rộng mạng lưới vận tải đường biển nội địa có thể gửi RFI tới các hãng tàu để tìm hiểu năng lực khai thác tuyến Bắc – Nam.
📌 2. RFQ – Request for Quotation (Yêu cầu báo giá)
- Khi nào sử dụng?
Khi bạn đã xác định rõ sản phẩm/dịch vụ cần mua và chỉ cần so sánh giá từ các nhà cung cấp đủ điều kiện. - Mục đích chính: Tìm ra nhà cung cấp có mức giá tốt nhất cho nhu cầu cụ thể.
- Ví dụ:
Bạn cần mua pallet nhựa số lượng lớn cho kho hàng, và gửi RFQ đến 5 nhà cung cấp để lấy báo giá, điều kiện giao hàng và thời gian giao.
📌 3. RFP – Request for Proposal (Yêu cầu đề xuất giải pháp)
- Khi nào sử dụng?
Khi nhu cầu phức tạp và bạn cần một giải pháp toàn diện, bao gồm cả chiến lược, chi phí, tiến độ và cách triển khai. - Mục đích chính: Tìm nhà cung cấp có khả năng đưa ra giải pháp tối ưu, không chỉ về giá mà cả về giá trị gia tăng.
- Ví dụ:
Một công ty xuất khẩu muốn thuê dịch vụ 3PL trọn gói (gom hàng, vận chuyển, làm thủ tục hải quan, giao hàng cuối cùng), họ sẽ gửi RFP cho các công ty logistics để đánh giá đề xuất giải pháp tổng thể.
🧩 So sánh nhanh RFI – RFQ – RFP
| Tiêu chí | RFI | RFQ | RFP |
|---|---|---|---|
| Mức độ cụ thể | Thấp | Cao | Trung bình – Cao |
| Mục đích chính | Tìm hiểu thông tin | So sánh giá | Tìm giải pháp toàn diện |
| Khi nào sử dụng | Khảo sát thị trường | Khi biết rõ nhu cầu | Khi cần giải pháp phức tạp |
| Kết quả mong đợi | Hồ sơ năng lực, câu trả lời | Bảng báo giá chi tiết | Hồ sơ đề xuất, kế hoạch thực hiện |
✅ Kết luận
Việc sử dụng đúng loại tài liệu yêu cầu trong chuỗi cung ứng không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro mà còn nâng cao hiệu quả đàm phán và ra quyết định.
Chọn đúng loại yêu cầu – vào đúng thời điểm – sẽ mang lại lợi thế cạnh tranh thực sự trong hoạt động sourcing và mua hàng.